Online-Meetings mit dem Mittler

Teil 7: Baustein 3 (Teil 2) – Digitale Nähe in Zeiten sozialer Distanz

14. April 2021 | Ein Beitrag von Michaela Köstner (TalentRaum GmbH)

Wenn eine persönliche, individuelle Einladung erfolgt ist, wir unsere Erscheinung und unser Setting „ansprechend“ gestaltet haben und wir uns positiv auf das anstehende digitale Treffen eingestimmt haben, dann gilt es im Termin selbst alle Möglichkeiten für den Beziehungsaufbau zu nutzen.

Fast alle Mittel, die wir hierfür im persönlichen Treffen nutzen, lassen sich auch online einsetzen. Mit ein wenig Fantasie und einer gewissen Unbekümmertheit zeigt man soziale Präsenz und schafft die richtige Atmosphäre für den Gesprächspartner.

Im letzten Artikel (Online-Meetings mit dem Mittler – Teil 6: Baustein 3 (1) – Digitale Nähe in Zeiten sozialer Distanz) zeigten wir die ersten vier Wege auf, um die Beziehung in virtuellen Meetings herzustellen und zu stärken.

In diesem Artikel finden Sie drei weitere Wege und Handlungsempfehlungen dazu.

7 Wege, um die Beziehungsebene in virtuellen Meetings herzustellen und zu stärken

1. Beziehung beginnt schon vor dem Treffen

2. Für das eigene Gefühl: Emotionaler Check-In

3. Wie man sich zeigt: Botschaften durch Setting und Styling

4. Persönliche Wirkung: Nähe und Beziehung durch nonverbale Signale

 

5. Der richtige Einstieg: Das Eis brechen

Unabhängig davon, ob man sich neu kennenlernt oder sich „wiedersieht“ – gleich zu Beginn gilt es eventuelle „komische Gefühle“ aufgrund des (ungewohnten) Mediums abzuschaffen und die Atmosphäre aufzulockern.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und sollten immer im Hinblick auf den Kontext und dem, was zu einem passt gewählt werden. Der Kontext wird zum Beispiel durch die Position des Gesprächspartners und das Ziel des Meetings gesetzt. So ist es schwer vorstellbar, eine Konferenz mit dem Vorstand einer Klinik mit einem fröhlichen „Lassen Sie uns doch zum Einstieg ein Bilderrätsel zu unserem Top-Produkt spielen“ zu beginnen.

Und vieles, was Kollegen vielleicht erfolgreich einsetzen, passt einfach nicht zur eigenen Persönlichkeit. Probieren Sie aus, womit Sie sich am wohlsten fühlen – denn nur dann wirkt es authentisch. Der Methodenkoffer ist groß und reicht von „Der Blick aus meinem Fenster“ oder „3 Zahlen zu meiner Persönlichkeit“ bis hin zum Koordinatenvergleich auf Google-Maps.

Solche kleinen Elementen geben dem Gegenüber innerhalb kürzester Zeit einen kleinen privaten Einblick und man ist quasi automatisch auf der persönlichen Ebene.

6. Persönliches bewusst integrieren – „Privates muss Platz haben“

Persönliche Details machen menschlich und sympathisch – das gilt „offline“ wie online.

Der Smalltalk während des Kaffee-Anbietens oder vom Abholen bis zum Platznehmen im Besprechungsraum und die informelle Kommunikation „zwischendurch“ ist unerlässlich für die Beziehungsebene. In virtuellen Terminen muss dafür bewusst Raum erzeugt werden:

Kleine Sequenzen schaffen, die es ermöglichen, die „private Ebene“ ins Spiel zu bringen.

Für solche kleinen, aber sehr wichtige Sidesteps eignen sich vor allem „klassische Themen“, wie sie auch beim persönlichen Treffen verwendet werden: Das Wetter, regionale Besonderheiten, Geschichten aus dem Home-Office und sogar kleine Kämpfe mit der Technik, die wohl jeder kennt – jedoch immer mit positivem Fokus.

Aber Vorsicht: Tipp: Vermeiden Sie „Corona-Talk“, das macht keine gute Stimmung und geht den meisten Menschen inzwischen eher auf die Nerven. Und schon in den 70ern stellte Freiherr von Knigge fest, dass politische Themen im geschäftlichen Kontext nichts zu suchen haben.

Damit die Sache in Gang kommt, sollten Sie nach dem „Quid pro quo Prinzip“ vorgehen: Beginnen Sie und betreten Sie als erster die Ebene des Persönlichen – gehen Sie in Vorleistung. Der andere wird Ihnen folgen. Dazu kann man beispielsweise bewusst Dinge im Bild platzieren, die ein privates Thema, über das Sie gerne sprechen, ins Spiel bringen.

7. Präsent sein und den Dialog fließen lassen

Ganz beim anderen sein, aktiv zuhören und dem Gegenüber die volle Aufmerksamkeit widmen: Um genau auf das zu reagieren, was der andere sagt und was er nonverbal vermittelt. Das ist ein Grundprinzip jedes Treffens und jedes Gesprächs, welches aber gerade „am Bildschirm“ manchmal schwerer einzuhalten ist.

Damit Ihr Gegenüber spürt, dass Sie „komplett bei ihm sind“:

• Niemals „abtauchen“ – weder körperlich (wenn man etwas notiert, am Rechner sucht etc.) noch geistig: Ablenkungen vermeiden (durch die Umgebung oder auch durch das Eigenbild als permanentes Videofeedback über die eigene Wirkung)
• Wenn Zeit und Bereitschaft des Gegenübers dafür da sind: Zusammen Dinge erarbeiten, z.B. über virtuelle Whiteboards oder digitale Pinnwände (z.B. Padlet) etc.
• Dialog erschaffen und erhalten: Im digitalen Format ist die Übergabe des Rederechts erschwert: Wer spricht wann? Was beim realen Termin ganz leicht und unbewusst erfolgt – vor allem mittels Blickkontakt – muss hier bewusst gelenkt werden.
  Nehmen Sie bewusst die Steuerung des Gesprächs in die Hand.

Viele Unternehmen haben bereits innovative Möglichkeiten gefunden, um in Zeiten von Homeoffice und Social Distancing die Beziehungsebene innerhalb der Mannschaft zu fördern und zu pflegen: Tägliche virtuelle Morgenkaffeerunden, Events wie „das virtuelle Feierabendbier“ und vieles mehr sind beste Beispiele die zeigen, wie so etwas funktionieren kann. Und warum sollte sich dies dann nicht auch im Kontext der Kundenbeziehung nutzbringend einsetzen lassen?

Also: Das Setting bereit machen und los geht es! Und mit Routine und Übung wird sich Sicherheit, Spaß und auch der Erfolg schnell einstellen.

Im nächsten und abschließenden Teil dieser kleinen Serie werden wir einige Erfahrungen aus der Praxis berichten.